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BCDI et e-sidoc.

E-sidoc fait partie de la solution documentaire proposée avec BCDI par le Crdp de Poitiers. Le portail E-sidoc permet une consultation en ligne 24 h sur 24, 7 jours sur 7 du catalogue et constitue une alternative aux interfaces BCDI Client et Bcdiweb. Par ailleurs, le portail intègre un éditeur de contenu permettant de mettre en valeur de façon lisible et attractive l'activité documentaire.

Le projet E-sidoc prévoit l’hébergement de 6000 portails. Il est développé en partenariat avec des entreprises privées extérieures dont la société Tosca, avec le CNRS et huit établissements scolaires pilotes.

BCDI reste le logiciel de gestion et de catalogage du CDI.

Les bases de données de Bcdi et d'e-sidoc sont distinctes. La base e-sidoc est alimentée avec les données extraites de BCDI et retraitées.

L'exportation n'est pas une sauvegarde. Il importe donc de toujours sauvegarder chaque jour la base Bcdi, car il est impossible de reconstruire une base Bcdi à partir d’E-sidoc.

Les bases de données E-sidoc et Bcdi ont des structures et des langages d'interrogation diiférents. Ainsi, le champ " sujet " d'e-sidoc n'existe pas dans BCDI. Ce champ agrège les contenus des index " mots clés ", " descripteur " et "employé pour" de BCDI. L’index du champ "collection" d'e-sidoc prend en compte les formes développées et les formes abrégées alors que BCDI ne prend en compte que les formes développées.

Le transfert entre BCDI et le portail e-sidoc est partiel. Certaines notices ne sont pas transférées. C'est le cas des MémoNotices (notices de BCDI dont le champ " Fiche n° (ID)" commence par MF ou bien des MémoDocNet dont le champ "Fiche n° (ID)" commence par MDN. De même, les données telles que les fiches auteurs, éditeurs non rattachées à une notice ou dont le champ " catalogue " à la valeur NON, ne sont pas exportées.

Les résultats d'une recherche affichée dans e-sidoc diffèrent de ceux obtenus avec BCDI ainsi si votre établissement a souscrit l'abonnement MémoFiches, les articles des revues bulletinées par le CDI apparaissent dans e-sidoc si les MémoNotices existent dans le réservoir même si elles n'ont pas été insérées dans BCDI. Par exemple, si votre CDI bulletine "Le Monde " même si vous n'avez pas inséré les MémoNotices du quotidien dans votre base BCDI, les notices d'articles seront visibles sur e-sidoc.

Les langages d'interrogation de BCDI et d'e-sidoc sont différents, en particulier l'opérateur de troncature. BCDI utilise le tiret - comme opérateur de troncature alors qu'e-sidoc utilise l'astérisque * .

BCDI reste le logiciel pour la gestion du fonds, le bulletinage, catalogage, la gestion des prêts des utilisateurs, seules les fonctionnalités usagers (recherche, compte lecteur, accès à des ressources éditoriales externes, etc.) sont reportées sur E-sidoc.

Le connecteur.

Le portail e-sidoc utilise les données de la base BCDI. Ces données doivent être "transmises" régulièrement au portail grâce à un programme : le " connecteur " qui assure de manière automatique, à intervalles réguliers, une importation des données de BCDI vers e-sidoc.

Le connecteur ne fonctionne que si BCDI est installé en Client/Serveur. Le serveur BCDI doit être démarré. Le connecteur ne peut fonctionner qu’avec une version supérieure ou égale à la version 2.12 de BCDI.

La mise en place du connecteur se fait en deux temps :
1. la déclaration dans BCDI de la base que l’on désire exporter. La déclaration de la base se fait dans le mode Admin de BCDI. Une seule base par établissement peut être exportée.
2. le paramétrage du connecteur et le démarrage de la synchronisation de la base.

Le programme connecteur ExportBCDI.exe se trouve dans le répertoire \BcdiServ\Prog du serveur Bcdi. Sous Windows Vista et versions ultérieures le programme connecteur doit être exécuté en tant qu'administrateur. La case à cocher « Lancer l’exportation BCDI au démarrage de Windows » permet d’inclure le connecteur dans la liste des programmes lancés automatiquement lorsque vous ouvrez une session de travail sur le serveur Windows. Après avoir cliqué sur le bouton « Exécuter », la fenêtre du connecteur est réduite sous forme d’icône, dans la zone de notification Windows, en bas à droite de la barre des tâches. L'exportation par défaut se fait périodiquement, toutes les 1000 secondes.

Les réservoirs

Lors de l'exportation toutes les notices ne sont pas exportées. Pour éviter d'avoir à gérer des échanges de données trop importants et redondants, le CRDP du Poitou-Charentes a choisi de ne pas exporter pour chaque base de CDI les notices MémoFiches, MémoDocNet et Kiosque Onisep. Ces notices sont gérées directement au niveau du portail e-sidoc.

Hormis ces réservoirs, les données produites ou complétées par le documentaliste et les notices importées de MémoElectre sont transférées de BCDI via E-sidoc.

Principe de fonctionnement pour les MémoDocNet.

Aucune des notices générales et notices de parties n'est exportée si l'identité des dites notices commence par MDN. Le CRDP garantit ces données à l’année N et N-1 mais pas au-delà.

Conséquence les modifications des données effectuées par le documentaliste ne sont pas visibles sur le portail mais uniquement dans BCDI.

Principe de fonctionnement pour les MémoFiches.

Si l'établissement est abonné aux MémoFiches, pour toutes les revues bulletinées, les notices de dépouillement sont automatiquement présentes dans le catalogue e-sidoc.

Aucune des notices de parties n'est exportée si l'identité des notices commence par MF. Elles sont alimentées directement à partir des réservoirs.. Le catalogue est mis à jour en même temps que le réservoir

Cette mise à jour sur e-sidoc peut se faire même si le documentaliste n'a pas importé ses notices dans sa base Bcdi.

Inconvénients : Les modifications effectuées par le documentaliste sur les notices des MémoFiches ne sont pas visibles dans le catalogue e-sidoc que si l'identité de la notice a été modifiée manuellement.

Principe de fonctionnement pour les notices kiosque Onisep.

De même, les notices dont l'identité commence par ONISEP, ne sont pas exportées et sont alimentées par un réservoir.

Hormis ces réservoirs, les données produites ou complétées par le documentaliste ainsi que les notices issues de MémoElectre sont transférées de BCDI via e-sidoc.